Pages

marți, 13 septembrie 2022

Comunicarea prin email - eficiența


Iată, o rugăminte de la noi toți, cei care ne confruntăm zilnic cu ședințe, sarcini de lucru, termene limită, dare de explicații, și care ne dăm toată silința să ducem la bun sfârșit și la termen proiectele pe care le administrăm:

Fiți eficienți!

 

Să explic?! Bineînțeles.

 

Când scrieți un email cerând ajutor și includeți alte persoane interesate de proiect, vă rugăm să vorbiți înainte despre ce vă doriți pentru proiect. Este ușor. Stabiliți o întâlnire scurtă și clarificați ce e de clarificat.


Vă rugăm să nu ne trimiteți emailuri după emailuri prin care vă consultați și încercați să stabiliți ce doriți de la proiect. Nu este eficient și pierdem o groază de timp (pentru toată lumea), ca să nu mai spun că este și demotivant. Pe deasupra, ne arătați că nu aveți nicio considerație pentru noi, bombardându-ne cu emailuri.

Este exact ca un meci de tenis pe care-l privești, de pe margine. Doar că nu ești în timpul liber și nici schimburile de mingi (a se citi emailuri) nu-ți aduc vreo satisfacție (a se citi înțelegere). De ce să umpli căsuța poștală electronică a unei terțe părți cu mesaje înainte de a vă elucida ce vreți de la ea?!


 

Știu că este mai ușor să scrii emailuri și să te aștepți ca cei care le citesc vor avea perspectiva mai amplă asupra proiectului, dar rețineți, vă rog – emailurile nu se citesc de drag, nu constituie literatură. De asemenea, aveți, vă rog, în vedere faptul că nu sunteți singurii care ne trimiteți emailuri.

 

Așadar, gândiți-vă un pic la timpul pe care o persoană îl pierde citind emailuri și încercați să fiți cât mai eficienți cu putință. Nu sunt fan al ședințelor care nu se mai termină, dar uneori o ședință de 10 minute poate face diferența. Programați-vă o ședință cu părțile interesate de proiect, și astfel vă veți asigura că veți comunica doar informațiile relevante persoanei care trebuie să vă ajute cu livrarea proiectului.

 

 

Fiți buni, fiți eficienți; chiar nu este deloc atât de complicat precum pare!

Niciun comentariu:

Trimiteți un comentariu