Ședințe on-line – cum să vorbești

Am prezentat multe sfaturi cu privire la comunicarea în scris și am realizat că n-am scris nimic despre cum să comunicăm când suntem on-line.

Lucrurile au suferit schimbări de când cu pandemia de COVID-19 și acum oricine poate fi gazdă într-o ședință on-line cu colegii sau managerii. Unii au un talent înnăscut de a capta atenția, dar cred că acest lucru se poate învăța și de către ceilalți.

Mai jos, veți găsi sfaturile mele cu privire la pregătirea de dinainte de ședință și la ce să fiți atenți în timpul ședinței.

 

Pregătirea

Având în vedere că mai toate ședințele au la bază o prezentare, fiți atenți cu privire la conținut și la modul în care acesta apare în prezentare.

În ceea ce privește conținutul, informațiile trebuie prezentate cât mai simplu cu putință. Gândiți-vă mereu că vă adresați unei mătuși ca să vă asigurați că informația este ușor de înțeles (să nu mă bănuiți că aș crede că mătușile nu-s niște ființe inteligente – și eu sunt mătușă și nu mai contenesc din a mă lăuda cu asta, chiar am și un tricou care glorifică acest statut – dar acest exercițiu este bun pentru că vă face să vă gândiți la alții care nu sunt experți în domeniu).

 

Important – creierul reține povești, nu date. Așadar, gândiți-vă la asta data viitoare când umpleți slide-uri după slide-uri cu capturi de ecran din Excel.

 

De îndată ce conținutul este inclus în prezentare, cereți ajutorul unui cusurgiu – fie un coleg, fie managerului vostru – să vă ajute să găsiți erori strecurate (de punctuație, de ortografie și altele) sau informații pe care ați uitat să le menționați.

 

Prezentarea este gata și mai aveți câteva zile până la ședință. Pentru mine, acesta este pasul de verificare a expunerii. Este, de fapt, momentul în care începeți să repetați explicațiile pe care le veți da audienței. Luați-vă timpul necesar să vă familiarizați cu conținutul, dar gândiți-vă și ce cuvinte veți folosi.

De obicei, conținutul din slide-uri are rol de suport. Voi sunteți cei care puteți face un conținut să pară convingător, încântând audiența cu explicațiile pe care le aveți cu privire la cifrele sau diagramele incluse în prezentare.

 

La acest moment, acordați atenție tonului vocii, grimaselor (priviți-vă în oglindă să vă asigurați dacă grimasele sunt conforme cu mesajul) și vitezei cu care vorbiți. Dacă trebuie să fiți gazda unei ședințe importante, vă puteți ruga un coleg să vă acorde câteva minute pentru a testa explicațiile (nu trebuie să susțineți întreaga prezentare, zece minute sunt mai mult decât suficiente pentru a vă face o idee) și a primi recomandări cu privire la ce ar trebui să îmbunătățiți.

Din experiența mea, tindem să ne grăbim. Când suntem stresați sau nu suntem obișnuiți să vorbim în fața unei audiențe, avem tendința să grăbim lucrurile pentru a scăpa mai repede de situația neplăcută. Să simțiți acest lucru este complet normal. Este reacția normală a corpului care vă transmite că este cazul să fugiți de pericol. Dar să fiți gazda unei ședințe nu este la fel cu a fi fugărit de un tigru, deși stresul resimțit poate fi la același nivel. Pentru a vă coborî nivelul de anxietate, trebuie să aveți în vedere două lucruri – să respirați și să nu vă grăbiți.

Amintiți-vă ce am scris mai sus, creierul reține doar povești. Este foarte important să aveți acest lucru în vedere la acest moment. Tonul vocii voastre și modul în care explicați lucrurile trebuie să decurgă ca și cum ați spune o poveste – cu voce calmă și permițând oamenilor să adreseze întrebări în cazul în care nu înțeleg ceva.

 

Înainte de ședință, amintiți-vă din nou că nu sunteți în pericol, doar explicați informații cu privire la o prezentare. Ați muncit din greu, iar acum este momentul să le arătați oamenilor ce bine pregătiți sunteți. Meritați din plin acest lucru, și anume ca eforturile voastre să fie recunoscute, așa că nu vă lăsați pradă anxietății.

Și încă ceva, cu cât vă pregătiți mai mult, cu atât vă veți prezenta mai bine. De asemenea, cu cât veți găzdui mai multe ședințe, cu atât vor scădea emoțiile.

 

La ședință. Ei bine, ați ajuns la momentul ședinței. S-ar putea să vă transpire mâinile, să vă tremure vocea, să citiți greșit de pe slide sau să faceți pauze când nu mai știți ce să spuneți în continuare. Liniștiți-vă, totul este perfect normal! Trebuie să vă concentrați să continuați prin aceste momente și să le depășiți. Și încă ceva, cu privire la timp, aveți grijă să alocați timp suficient pentru a răspunde întrebărilor adresate sau pentru a lăsa audiența să interacționeze cu voi. Mersul lucrurilor într-o ședință nu trebuie să se desfășoare doar de la gazdă la audiență. Altfel, nu e deloc o ședință interesantă sau productivă, este doar o ședință care ar fi putut fi o înregistrare video.

 

După ședință. Multe din ședințele la care participăm se înregistrează pentru ca informațiile prezentate să poată fi accesibile, mai târziu, și celor care nu au putut fi prezenți la ședință. Dacă ședința pe care ai moderat-o va fi înregistrată, privește înregistrarea cel mai devreme la două zile după ședință. Așa, vei fi uitat un pic și din emoțiile pe care le-ai trăit în momentul ședinței, vei uita explicațiile pe care le-ai dat cu privire la informațiile prezentate și te vei putea analiza mai ușor. Fii atent la ce ai putea îmbunătăți cu privire la tonul vocii (dacă ai vorbit prea încet sau prea tare), grimasele pe care le-ai făcut, dacă explicațiile tale au fost coerente și cât de mult au avut legătură cu informațiile de pe slide-uri. Dacă remarci tremurul vocii sau pauze prea lungi în explicații, nu te chinui prea tare. Cu timpul, acestea vor deveni din ce în ce mai rare.

 

Dacă ședința nu se poate înregistra, roagă un coleg în ziua ședinței să fie atent și să-și noteze ce ai putea îmbunătăți la modul în care te-ai prezentat la ședință. A doua zi după ședință (da, dă-ți puțin timp să-ți revii, dar și colegului să se mai gândească la sfaturile lui), vorbește cu colegul tău despre ce să ai în vedere la o viitoare ședință.