Mediu de lucru sănătos

Am tot scris despre eficiență (aici și aici) pentru că mi s-a părut important să trasez modalitățile în care un angajat își poate îndeplini sarcinile, obținând nu numai livrabilul dorit, dar și acumulând cât mai puțină frustrare profesională pe parcursul îndeplinirii sarcinilor.

Ei bine, toate aceste recomandări ale mele se adună într-o singur umbrelă – mediul de lucru sănătos.

 

Ce este un mediu de lucru sănătos?

Un mediu de lucru sănătos înseamnă, în primul rând, un mediu în care ești respectat și respecți, la rândul tău. Poate suna bătrânește, dar cred că fără respect nu se poate construi nimic. Absolut nimic. Căci de acolo pornește înțelegerea, empatia și dorința de a ajuta colegii/ managerii să ducă la bun sfârșit un proiect.

Elementele unui mediu de lucru sănătos

În viziunea mea, acestea sunt cele mai important elemente ale unui mediu de lucru sănătos:

1.  Claritatea sarcinilor

Când știi exact cine și ce face, nu mai e loc de interpretări. Și, dacă îmi permiteți, nici de dat sarcina de la unul la altul.

 2. Fluxul de informații

Lipsa de comunicare. Toată lumea indică lipsa de comunicare drept motiv principal pentru nelivrarea proiectelor sau pentru neînțelegerile din cadrul companiei/ echipei. Așadar, fluxul de informații de la executant la manager și invers poate îmbunătăți considerabil situația.

 3. Proceduri clar stabilite

Fie că ești nou sau mai vechi într-o companie, trebuie să îndeplinești sarcinile conform unor proceduri. Dacă ele nu sunt documentate undeva unde toată lumea poate să aibă acces se creează haosul. Eu recomand și documentarea procedurilor interne de livrare a sarcinilor în cadrul departamentului. Suntem oameni și greșim sau uităm, iar tocmai de aceea un document pe care să-l poți consulta ori de câte ori ai dubii e mană cerească. În echipa mea, eu am creat un manual de comunicare (Communication Handbook) unde documentăm constant orice schimbare la procedurile deja agreate sau procedurile pentru sarcinile nou-apărute.

4. Fluxul de feedback

Orice relație de lucru implică minimum doi oameni – manager și executant. Ca orice relație normală, ambele părți contribuie cu recomandări sau sesizează lucrurile care nu merg pentru a face relația să curgă pe termen lung. Așa este și cu relațiile profesionale, dacă feedbackul nu curge din ambele sensuri, nu știm ce și cum trebuie să îmbunătățim. Știu că este greu ca un executant să-i dea feedback unui manager, dar dacă managerul dorește o eficientizare a tuturor proceselor, ar trebui să încurajeze asta. Nimeni nu vrea un lingău pe lângă el, ci o relație constructivă.

 5. Responsabilitate și încredere

Cred că nu se poate responsabilitate fără încredere și invers. Când un angajat promite să livreze o sarcină, iar din varii motive care țin de el/ ea, sarcina nu mai este livrată, angajatul are mai multe posibilități de a administra situația (să anunțe din timp întârzierea pentru a găsi o soluție de comun acord, să folosească alte resurse, să devanseze alte etape mai puțin importante și să ajungă la termen etc.) – iar asta înseamnă responsabilitate. Când cineva își asumă responsabilitatea, arată că este de încredere, că este în căutare de soluții, iar asta ar trebui să fie suficient pe termen lung pentru manager (care are astfel motive să nu recurgă la micromanagement).

 6. Flexibilitate

Nu mă refer aici doar la posibilitatea de a lucra de acasă sau hybrid. Deși angajatorii au descoperit în ultimii ani că au mai mult de câștigat dacă se arată mai puțin rigizi cu privire la acest aspect. Mă refer la flexbilitatea în găsirea de soluții, în abordarea cu privire la îndeplinirea sarcinilor și găsirea de compromisuri pentru ca părțile să livreze.

 7. Mediul sigur

La început de carieră, am crezut că rolul meu era doar să execut, să nu pun întrebări pentru că aș fi deranjat managerul. Dar odată cu rateurile survenite în urma faptului că nu am clarificat niște aspecte, am înțeles că este mai bine să plictisesc/ enervez managerul cu întrebări decât să livrez o prostie care ne poate cauza și mai mult apoi amândorora, dar și companiei. Mediul sigur este acela în care nu ți-e teamă să adresezi întrebări (pentru că știi că managerul înțelege prin asta că îl respecți și dorești să îndeplinești cât mai bine sarcinile alocate) sau să deschizi discuții cu privire la niște aspecte pe care le-ai dori schimbate din cauza faptului că și-au dovedit ineficiența.

8. Mentalitatea de creștere

Învățăm zi de zi. Chiar și cei care nu se duc la traininguri, căci așa este societatea în care ne găsim și dezvoltările tehnice, și nu numai, au o mai mare amploare. Însă pe lângă toate acestea, trebuie să ne ținem la curent cu ce apare nou în domeniul în care activăm, dar și să îmbunătățim alte cunoștințe adiacente. Când învățăm ceva nou, creierul nostru secretă dopamină (hormonul fericirii), iar asta ne face mai optimiști, mai încrezători în noi și în viitor.

Precum am auzit de curând într-un video care prezenta motivele pentru care angajații mai tineri pleacă ușor mai repede decât cei mai în vârstă, iar esența de la final era – țineți minte, dacă nu învață, pleacă!

 

Cred cu tărie că omul, în esența lui, este mereu în căutare de îmbunătățiri (de aici și atât de multe descoperiri tehnice, și nu numai). Cele de mai sus reprezintă concluzii adunate pe parcursul experienței mele profesionale, coroborate cu idei, concluzii, întrebări de la oameni care simt și ei nevoia de schimbare și perpetuarea unui mediu de lucru sănătos. Doar împreună putem deveni suficient de puternici încât schimbarea să prindă trup.

Dacă ai citit până aici, îți mulțumesc. Și aș dori să-ți ofer cadou câteva întrebări. Te invit să le răspunzi mai jos sau să te gândești la ele. Oricum ar fi, vorbește cu prietenii, familia, colegii tăi despre ce înseamnă pentru voi un mediu de lucru sănătos. Iar ei pot vorbi, la rândul lor, cu alții. Și uite așa aducem schimbarea, căci nu e suficient doar să vorbim, trebuie să și acționăm.

 

Tu ce elemente ai adăuga la lista mea de sus?   

Ce ai adăuga la mediul tău de lucru (din lista de mai sus și nu numai) că să fie unul (mai) sănătos?

Cine/ ce împiedică mediul în care activezi să fie (mai) sănătos?

Povești

Am ajuns de ceva vreme la concluzia că noi am crescut mari cu proverbe și povești. Au ai mei tolbe de zicători și istorisiri care te fac să te prăpădești de râs sau care te pun pe gânduri. Am colectat-o pe cea mai recentă și o împart cu voi:

Decretul 402, bea și șeful, bem și noi!

Când și cum să oferi feedback

‘Nu o lua personal. E doar ceva la care ar trebui să lucrezi.’

De câte ori n-ați auzit asta?! 

Ei bine, eu am auzit-o de multe ori și încă o iau personal. Și știți de ce?! Munca este și ea ceva personal! Eforturi, rezultate, timp, atenție, abilități, toate acestea le folosiți când lucrați și sunt parte din voi. Nu puteți să duceți nicio sarcină de lucru la îndeplinire fără măcar o mică parte din voi.

 

Există un moment oportun de a da feedback?

Da, desigur! Feedbackul trebuie oferit într-un anumit cadru și timp.

 

Cadrul

Feedbackul trebuie oferit într-o ședință, fie ea față în față sau on-line (și nu în fața întregului colectiv, mai ales dacă e un feedback negativ). Astfel, ambele părți își pot explica punctele de vedere, dar și mai important, pot explica felul în care au ajuns la acele puncte de vedere. Feedbackul nu trebuie să fie o stradă cu un singur sens (doar de la manager către executant); dacă acest lucru se întâmplă, nu vorbim despre o relație profesională sănătoasă.

Managerii se pot lăsa păcăliți de mirajul titlului lor, crezând că dețin adevărul absolut, dar este important de subliniat că managerii sunt și ei oameni și pot greși. Scopul unei discuții de feedback este să se poată clarifica lucrurile și determina așteptările.

Dacă puteți evita, nu trimiteți feedback prin email. Un angajat trebuie să fie încurajat mereu să adreseze întrebări, iar emailul nu e instrumentul potrivit pentru a clarifica lucrurile. Unii devin defensivi sau se simt răniți, iar astfel punctul de vedere al celeilalte părți nu va putea fi înțeles.

Cel mai bine este să adunați tot feedbackul și să discutați pe marginea lui în cadrul unei ședințe. Iar asta va arăta că acordați persoanei respect și grijă.

Bineînțeles, timpul este o resursă insuficientă, așa că dacă aveți o echipă numeroasă este greu de stabilit întâlniri separate cu fiecare dintre ei. Dar aici vin să vă ajute întâlnirile individuale lunare pe care le aveți cu subalternii; ele constituie cadrul perfect de a discuta despre feedback.

Feedbackul poate fi trimis prin email doar dacă sunteți siguri că puteți să vă exprimați în termeni simpli și clari. Altfel, totul se poate transforma într-un schimb găunos de emailuri (sau WhatsApp emailuri) care nu ajută cu nimic și le consumă timp și energie părților, lăsându-le frustrate.

 

Timpul

Dacă oferiți feedback pozitiv, nu aveți nicio constrângere (nici de timp, nici de cadru)! Tuturor ne place să primim feedback pozitiv. Din păcate, acest lucru se întâmplă rar. Oare ați remarcat că insistăm să remarcăm sau să subliniem lucrurile negative?!

Desigur, acest lucru poate fi înțeles din natura umană. Nu binele ne protejează de pericole. Dar poate că ar trebui să schimbăm acest lucru. Acum milioane de ani, creierele noastre au început să se concentreze asupra aspectelor negative deoarece era un lucru esențial pentru supraviețuire. Dar acum nu mai e cazul. Deși nivelul de stres îndurat de unii angajați poate fi comparat cu momentul în care un animal sălbatic te aleargă în timp ce tu te poți apăra doar cu un băț pricăjit.

Ați remarcat că în partea despre cadru m-am referit doar la feedback negativ?! Eu nu am remarcat până când am început să scriu aici despre cel pozitiv. Vedeți, așa funcționează creierele noastre. Faceți o mică pauză și reflectați la asta.

Dacă oferiți feedback negativ – într-o ședință sau printr-un email – nu o faceți, vă rog, vineri după-amiaza! Revenind la începutul acestui articol, oamenii chiar iau personal feedbackul. Ați vrea să le stricați weekendul sau vă doriți o relație pe termen lung, bazată pe încredere și susținere? Chiar dacă un angajat este discipol al Aikido-ului și a citit cartea Arta Păcii, tot va fi afectat de feedback.

Se vorbește foarte mult despre cum să ai grijă de angajați prin cursuri de mindfulness, se vorbește despre egalitate, diversitate și incluziune, dar alte aspecte sunt ignorate. Un curs de mindfulness nu va salva angajatul de la burnout (epuizare profesională) sau de la demotivare atât timp cât o organizație nu sancționeză comportamentele inacceptabile. 

Respectarea timpului de odihnă (în timpul weekendului sau după ziua de lucru) – un fapt deja implementat în Franța, unde angajații au dreptul legal de a nu fi deranjați după programul de lucru și nu mai primesc telefoane sau emailuri – este un lucru important. Dar nu este suficient doar să se aibă grijă că angajații nu stau peste program. Un alt aspect este acela de a arăta grijă și interes pentru felul în care se dă feedback. Știu că nu este ușor; în general, lucrurile bune implică efort. Dar dacă doriți să lucrați într-un mediu în care fiecare angajat se simte sprijinit și dacă țineți la sănătatea mintală a echipei voastre, aveți în vedere cadrul și timpul în care dați feedback și susțineți această metodă indiferent dacă sunteți executant sau manager.

Nu vom reuși să schimbăm nimic dacă doar vorbim despre cum ar trebui să arate organizațiile sănătoase. Trebuie să realizăm unde greșim și să îmbunătățim, luând măsuri și astfel susținând schimbarea.

Îngrijorător

Aparent, trăim într-o lume în care nu se mai știe cine e Muttley.

Sassafrassarassum Rick Rastardly!

Perspective

Acum câteva săptămâni, am auzit la radio o melodie rock. Mi-au plăcut versurile, dar aveam să aflu că era o preluare. Ambele versiuni sunt la fel de frumoase.

Prima versiune - Tudor Gheorghe

A doua versiune - Trooper

Eroii mei – Viorel Ilișoi

Dacă v-ați săturat de lucruri ‘minunate’ și ‘musai’, dacă sunteți, ca mine, în căutare de uman, de viu, de simțire și bunăvoință, cartea aceasta este exact ce aveți nevoie.

Scrie frumos Viorel Ilișoi despre eroii săi, cu grijă și atenție cuvintele lui înfloresc din poveste și-i sculptează marginile. Căci îmi pare că poveștile pe care le spune au deja viață și doar aveau nevoie de veștminte care să le dea forma pe care suntem capabili s-o recunoaștem.

M-au bucurat și m-au impresionat poveștile lui. Ce frumusețe este în umanul ăsta din ce în ce mai rar întâlnit!

 

“...

Seriosul, severul, impenetrabilul profesor tace deodată ca un ceas stricat și sticla vie a ochilor lui, aburită de albeața bătrâneții, se umezește subit. Tace îndelung și parcă se aude tot ce spune în gând.

...” 

Cum să devii disciplinat

Cred cu tărie că multe obiceiuri folositoare pot fi deprinse. De exemplu, să reușești să faci diferența dintre timpul personal și timpul de lucru e important. De fapt, aceasta este cea mai importantă lecție despre disciplină pe care mi-am însușit-o și care, din păcate, nu se găsește pe lista lucrurilor importante de învățat.

Nu trebuie să ajungi la burn-out ca să începi să iei măsurile necesare. Consider că o organizație sănătoasă face din când în când curățenie și e atentă să aibă manageri responsabili, orientați nu numai către rezultate, dar și asupra oamenilor și care înțeleg că nu trebuie să intre cu picioarele acoperite de cizme de cauciuc în stabilitatea emoțională a angajaților și în timpul lor personal.

 

Am întâlnit companii care aveau echipe dedicate plângerilor pe motive etice și profesionale, dar mărturisesc că activitatea lor mi s-a părut mai mult de umplutură. Curățau pe alocuri și pe la margini, fără să intre cu adevărat în miezul problemei. Tocmai de aici mi s-a adunat greața despre eternele workshopuri despre valorile unei organizații. Când cei care prezintă valorile sunt tocmai cei care fac un spectacol din a arăta cum driblează ei regulile și principiile pentru că sunt manageri, ce încredere să mai ai că organizația își înțelege propriile valori sau chiar le respectă?

Mai exact, nu poți cere onestitate de la oameni când tu, ca organizație, oferi fățărnicie.

 

Ce legătură au principiile sau valorile cu disciplina? Ei bine, au. Iar când procedurile sunt clare sau constant actualizate să reflecte mersul lucrurilor și angajații se vor simți mai bine, mai puțin stresați de elementul surpriză care poate destabiliza un întreg proiect.

Am avut noroc de oameni care m-au învățat importanța disciplinei. Tata, de exemplu, este cel care m-a învățat cât de important este să ai un loc anume pentru un obiect, ca atunci când îl cauți să nu răscolești întreaga casă, ci ‘să te duci cu ochii închiși să-l iei de acolo’.

 

De curând, vorbind despre ședințe, am realizat că felul meu de a fi la obiect și a mă exprima concis l-am dezvoltat cu precădere pe când mă găseam într-o echipă minunată de marketing în care am activat acum câțiva ani. Când am aflat că urma să avem o ședință săptămânală cu echipa extinsă pentru a avea o perspectivă clară asupra tuturor proiectelor, mi-am dat ochii peste cap. Asta și pentru că tocmai ce ieșisem dintr-o ședință care avea loc o dată la două săptămâni și care trebuia să dureze 40 de minute și ținuse două ore și jumătate. Însă noua ședință n-a fost deloc o pierdere de timp și foarte rar am depășit timpul alocat, iar atunci doar cu cinci sau zece minute. Fiecare participant era încurajat să-și expună pe scurt ce avea de zis și apoi treceam la următorul; iar cine avea nevoie de ajutor, primea cel puțin niște indicații.

 

Ce e de făcut

Pentru mine, disciplina înseamnă în primul rând claritate. Dacă nu ai lucrurile clare, nu ai cum să te organizezi. Mai jos, am enumerat ce cred eu că trebuie avut în vedere pentru a crește nivelul de disciplină.

 

Fă ordine

Un prim pas spre a deveni disciplinat este să faci puțină ordine – să afli prioritățile, să ai o idee cât de cât clară despre unde vrei să ajungi. Aș recomanda chiar și ordinea pe birou sau în laptop.

 

Pune întrebări

Am crezut, greșit, că rolul meu de executant ar fi doar să execut, să nu pierd timpul managerului cu prea multe întrebări. Dar, adesea, câștigi mai mult dacă iei puțin timp și îi adresezi întrebările necesare managerului. Ce pare timp pierdut folosit pentru clarificarea unor sarcini de lucru, se va dovedi de neprețuit pe durata sau la finalul proiectului. Nu te teme, pune întrebări. Managerii responsabili și care-și doresc ca proiectul să avanseze (pentru că știu din experiență că-s suficienți care nu, dar nu-ți spun nimic și te pun să refaci în van slide-uri de PPT, culori din vizualuri, culoarea unor căsuțe din tabelul Excel etc… pentru că imaginația n-are limite când sunt unii hotărâți să-ți piardă timpul aiurea) înțeleg că lucrurile trebuie clarificate pentru o bună desfășurare a sarcinii, dar și că ești motivat să înțelegi toate aspectele importante.

Experiența te va ajuta să fii proactiv și să pregătești întrebările din timp.

 

Rămâi concentrat

Când pui întrebări, asigură-te că rămâi concentrat asupra informației pe care vrei s-o primești. Unii, pur și simplu, nu se pot abține să nu deschidă paranteze când vorbesc. Adesea, o fac totalmente nevinovat. Alții, însă, sunt conștienți de asta, nu dețin răspunsul și încearcă să-și cumpere timp. Tu rămâi concentrat asupra scopului întrebării tale și nu te teme să insiști să primești răspunsul la întrebarea ta. Managerii responsabili vor recunoaște când nu au o informație și vor reveni către tine de îndată ce o obțin pentru că înțeleg că fără acea informație tu nu poți livra corespunzător o sarcină de lucru/ un proiect.

 

Învață din greșeli

Imediat după, analizează unde ai greșit, ce ai omis din vedere, ce informații ți-ar fi trebuit sau ce persoane ar fi trebuit să implici (uneori, este tare greu să ceri ajutorul, dar, din fericire pentru noi toți, există oameni care o fac cu bucurie și pe care te poți baza – cinste vouă, vă știți voi foarte bine cine sunteți!).

 

Fă un plan

Nu trebuie să fie unul elaborat, însă un plan cu principalele acțiuni (pentru a urmări cu ușurință unde te găsești, iar dacă sunt întârzieri să poți lucra la reașezarea priorităților) te va ajuta foarte mult.

 

Anticipează

Că vorbim de lucruri sau oameni (de la care ai nevoie să primești informații) care îți pot da proiectul peste cap, este bine să arunci din vreme un ochi asupra planului și să anticipezi unde ai putea să ai probleme.

 

Documentează

Există două tipuri de documentări pe care le folosesc și la care nu pot renunța, orice ar fi. Prima are legătură cu prezentul, iar cea de-a doua cu viitorul.

 

Despre prezent

În cazul în care apar întârzieri sau modificări ale elementelor inițiale, notează-ți starea de fapt, însoțită de data nouă la care trebuie să livrezi ceva (ai aici câteva indicații despre cum să te organizezi).

 

Pentru viitor

Dacă lucrurile au mers bine, notează-ți pentru viitor pașii pe care i-ai urmat (mai ales dacă este un proiect la care lucrezi regulat). Dacă ceva n-a mers, notează-ți (indiferent dacă vei mai lucra sau nu la un proiect identic, s-ar putea ca informațiile de acolo să te ajute pentru un alt tip de proiect (pe scurt, e un fel de a învăța din greșeli).

 

 

Ca orice deprindere, disciplina nu se învață peste noapte. Luați lucrurile pas cu pas, de preferabil cei prezentați mai sus, iar odată cu efortul susținut veți remarca avantajele.

Așa, că e vineri

Tanya Atapattu – Lucruri pe care mama mi le-a spus

Traducere din limba engleză:

Totuși, în ultima vreme mă gândesc dacă țara asta s-a schimbat. Mă gândesc la atitudinea negativă împotriva imigranților europeni, a refugiaților care fug din calea unor orori imposibil de imaginat. Știu că mama se gândește și ea la asta. Mai întâi am fost noi, acum sunt ei. E greu să îți găsești locul acolo unde nu ești binevenit. Dacă alegi să crezi ce citești în ziare, ți se poate ierta faptul că ești de părere că polonezii sau românii sau sirienii sau somalezii sau femeile iraniene mici de înălțime și robuste, ca mama mea, sunt responsabili pentru numărul mic de locuri de muncă și deficitul țării.

Așadar, mama trăiește o viață care are mai multe fațete. Abuzul rasial fățiș a mai scăzut, dar se întrezărește printre titlurile despre imigranți de prin ziare. N-are încredere în ‘englezi’ și ‘modalitățile’ lor de a o distruge, dar câțiva colegi de-ai ei de la Tesco îi sunt apropiați. Se teme de guvern și felul în care acesta tratează persoanele vulnerabile, dar are o părere foarte bună despre NHS (National Health System – Sistemul Național de Sănătate) care a avut grijă de tata și continuă să aibă grijă de noi. 

Karela

Nu prea îmi place să gătesc. Însă am încercat ceva fain și v-aș recomanda.

De curând, am redescoperit piața Obor. Și faptul că evoluția nu se vede în toate. Cum e și sloganul de pe macheta asta zărită în fața unui plafar de acolo.

Cum ar zice tata, te doare mintea! Orice aș comenta e de prisos, dar mi-e clar că mai avem mult până departe.

Revenind la Piața Obor. În partea de piață cu fructe și legume, la primul etaj al clădirii se găsește un magazin cu produse indiene. Am fost intrigați de fructele ăstea (aveam să aflu apoi că-s legume), așa că le-am luat să le încercăm.

Am gătit karela și mi-a plăcut. Are, e drept, un gust suficient de amar (chiar și după ce a stat în soluție de sare ca să iasă amăreala). Am gătit rețeta asta și v-o recomand și vouă. 

N-am folosit mango și nici pudră de mango, dar ceapa roșie și roșia chiar fac diferența, căci acoperă cu dulceața lor gustul amar al karelei.

Ședințe on-line – cum să vorbești

Am prezentat multe sfaturi cu privire la comunicarea în scris și am realizat că n-am scris nimic despre cum să comunicăm când suntem on-line.

Lucrurile au suferit schimbări de când cu pandemia de COVID-19 și acum oricine poate fi gazdă într-o ședință on-line cu colegii sau managerii. Unii au un talent înnăscut de a capta atenția, dar cred că acest lucru se poate învăța și de către ceilalți.

Mai jos, veți găsi sfaturile mele cu privire la pregătirea de dinainte de ședință și la ce să fiți atenți în timpul ședinței.

 

Pregătirea

Având în vedere că mai toate ședințele au la bază o prezentare, fiți atenți cu privire la conținut și la modul în care acesta apare în prezentare.

În ceea ce privește conținutul, informațiile trebuie prezentate cât mai simplu cu putință. Gândiți-vă mereu că vă adresați unei mătuși ca să vă asigurați că informația este ușor de înțeles (să nu mă bănuiți că aș crede că mătușile nu-s niște ființe inteligente – și eu sunt mătușă și nu mai contenesc din a mă lăuda cu asta, chiar am și un tricou care glorifică acest statut – dar acest exercițiu este bun pentru că vă face să vă gândiți la alții care nu sunt experți în domeniu).

 

Important – creierul reține povești, nu date. Așadar, gândiți-vă la asta data viitoare când umpleți slide-uri după slide-uri cu capturi de ecran din Excel.

 

De îndată ce conținutul este inclus în prezentare, cereți ajutorul unui cusurgiu – fie un coleg, fie managerului vostru – să vă ajute să găsiți erori strecurate (de punctuație, de ortografie și altele) sau informații pe care ați uitat să le menționați.

 

Prezentarea este gata și mai aveți câteva zile până la ședință. Pentru mine, acesta este pasul de verificare a expunerii. Este, de fapt, momentul în care începeți să repetați explicațiile pe care le veți da audienței. Luați-vă timpul necesar să vă familiarizați cu conținutul, dar gândiți-vă și ce cuvinte veți folosi.

De obicei, conținutul din slide-uri are rol de suport. Voi sunteți cei care puteți face un conținut să pară convingător, încântând audiența cu explicațiile pe care le aveți cu privire la cifrele sau diagramele incluse în prezentare.

 

La acest moment, acordați atenție tonului vocii, grimaselor (priviți-vă în oglindă să vă asigurați dacă grimasele sunt conforme cu mesajul) și vitezei cu care vorbiți. Dacă trebuie să fiți gazda unei ședințe importante, vă puteți ruga un coleg să vă acorde câteva minute pentru a testa explicațiile (nu trebuie să susțineți întreaga prezentare, zece minute sunt mai mult decât suficiente pentru a vă face o idee) și a primi recomandări cu privire la ce ar trebui să îmbunătățiți.

Din experiența mea, tindem să ne grăbim. Când suntem stresați sau nu suntem obișnuiți să vorbim în fața unei audiențe, avem tendința să grăbim lucrurile pentru a scăpa mai repede de situația neplăcută. Să simțiți acest lucru este complet normal. Este reacția normală a corpului care vă transmite că este cazul să fugiți de pericol. Dar să fiți gazda unei ședințe nu este la fel cu a fi fugărit de un tigru, deși stresul resimțit poate fi la același nivel. Pentru a vă coborî nivelul de anxietate, trebuie să aveți în vedere două lucruri – să respirați și să nu vă grăbiți.

Amintiți-vă ce am scris mai sus, creierul reține doar povești. Este foarte important să aveți acest lucru în vedere la acest moment. Tonul vocii voastre și modul în care explicați lucrurile trebuie să decurgă ca și cum ați spune o poveste – cu voce calmă și permițând oamenilor să adreseze întrebări în cazul în care nu înțeleg ceva.

 

Înainte de ședință, amintiți-vă din nou că nu sunteți în pericol, doar explicați informații cu privire la o prezentare. Ați muncit din greu, iar acum este momentul să le arătați oamenilor ce bine pregătiți sunteți. Meritați din plin acest lucru, și anume ca eforturile voastre să fie recunoscute, așa că nu vă lăsați pradă anxietății.

Și încă ceva, cu cât vă pregătiți mai mult, cu atât vă veți prezenta mai bine. De asemenea, cu cât veți găzdui mai multe ședințe, cu atât vor scădea emoțiile.

 

La ședință. Ei bine, ați ajuns la momentul ședinței. S-ar putea să vă transpire mâinile, să vă tremure vocea, să citiți greșit de pe slide sau să faceți pauze când nu mai știți ce să spuneți în continuare. Liniștiți-vă, totul este perfect normal! Trebuie să vă concentrați să continuați prin aceste momente și să le depășiți. Și încă ceva, cu privire la timp, aveți grijă să alocați timp suficient pentru a răspunde întrebărilor adresate sau pentru a lăsa audiența să interacționeze cu voi. Mersul lucrurilor într-o ședință nu trebuie să se desfășoare doar de la gazdă la audiență. Altfel, nu e deloc o ședință interesantă sau productivă, este doar o ședință care ar fi putut fi o înregistrare video.

 

După ședință. Multe din ședințele la care participăm se înregistrează pentru ca informațiile prezentate să poată fi accesibile, mai târziu, și celor care nu au putut fi prezenți la ședință. Dacă ședința pe care ai moderat-o va fi înregistrată, privește înregistrarea cel mai devreme la două zile după ședință. Așa, vei fi uitat un pic și din emoțiile pe care le-ai trăit în momentul ședinței, vei uita explicațiile pe care le-ai dat cu privire la informațiile prezentate și te vei putea analiza mai ușor. Fii atent la ce ai putea îmbunătăți cu privire la tonul vocii (dacă ai vorbit prea încet sau prea tare), grimasele pe care le-ai făcut, dacă explicațiile tale au fost coerente și cât de mult au avut legătură cu informațiile de pe slide-uri. Dacă remarci tremurul vocii sau pauze prea lungi în explicații, nu te chinui prea tare. Cu timpul, acestea vor deveni din ce în ce mai rare.

 

Dacă ședința nu se poate înregistra, roagă un coleg în ziua ședinței să fie atent și să-și noteze ce ai putea îmbunătăți la modul în care te-ai prezentat la ședință. A doua zi după ședință (da, dă-ți puțin timp să-ți revii, dar și colegului să se mai gândească la sfaturile lui), vorbește cu colegul tău despre ce să ai în vedere la o viitoare ședință.

Tânără

Nepot știe, de exemplu, că pot fi descrisă așa – tânără și înaltă.

Prietenii și familia știu, la rândul lor, că-mi place culoarea mov și că iubesc câinii. Dar cel mai mult, îmi plac surprizele. Cu cât mai zurlii, cu atât mai bine.

De curând, am aflat c-aș împlini 40 de ani. Zice lumea. Mă rog, aialaltă care nu mă întreabă dacă am împlinit vârsta legală să pot bea alcool. Mă umflu în pene (că deh, cocorul are și el dreptul ăsta) și zâmbesc mai departe.

Puppy yoga

La începutul anului, când am văzut afișul acesta, nu mă gândisem că o să pot merge și eu la o astfel de ședință în București.

Dar puppy yoga (sau yoga cu cățeluși) există și în București și mi s-a oferit șansa să merg. Am plecat de la premisa că nu o să fac eu prea mult yoga și că o să fiu mai mult atentă să mângâi cățelușii. Dar totuși, am făcut și yoga.

La început, cățelușii se perindau de la un covoraș la altul, oprindu-se pe la cei care păreau să ofere cele mai tandre mângâieri. A fost un cursant care a câștigat puncte în plus deoarece s-a lăsat pe spate, când ceilalți n-o făceau, și astfel de o parte și de alta doi căței îi ronțaiau cu nesaț urechile.

De cele mai multe ori, cum se apropia un cățeluș de covorul meu, cum mă opream din mișcări și-l mângâiam, dar apoi i-am lăsat să se plimbe în voie, considerând că trebuie să fie destul de obositor să te tot oprești pentru că unii vor să te mângâie.

Și obositor trebuie să fi fost, căci un puiuț s-a încovrigat pe covorul meu și nu s-a mai ridicat de acolo decât când ne-am ridicat cu toții să plecăm din sală. Am avut grijă să fac mișcările fără să o deranjez (era o fetiță pe nume Luna), deși sforăia bine și păreau să n-o deranjeze nici pupăturile mele, aplicate din când în când pe căpșor. La final, când și-a deschis ochișorii (unul albastru și unul verde) somnoroși, mi-am luat la revedere cu un zâmbet larg și recunoscătoare pentru binefacerea adusă de drăgălășenie.