Ședințe on-line – cum să vorbești

Am prezentat multe sfaturi cu privire la comunicarea în scris și am realizat că n-am scris nimic despre cum să comunicăm când suntem on-line.

Lucrurile au suferit schimbări de când cu pandemia de COVID-19 și acum oricine poate fi gazdă într-o ședință on-line cu colegii sau managerii. Unii au un talent înnăscut de a capta atenția, dar cred că acest lucru se poate învăța și de către ceilalți.

Mai jos, veți găsi sfaturile mele cu privire la pregătirea de dinainte de ședință și la ce să fiți atenți în timpul ședinței.

 

Pregătirea

Având în vedere că mai toate ședințele au la bază o prezentare, fiți atenți cu privire la conținut și la modul în care acesta apare în prezentare.

În ceea ce privește conținutul, informațiile trebuie prezentate cât mai simplu cu putință. Gândiți-vă mereu că vă adresați unei mătuși ca să vă asigurați că informația este ușor de înțeles (să nu mă bănuiți că aș crede că mătușile nu-s niște ființe inteligente – și eu sunt mătușă și nu mai contenesc din a mă lăuda cu asta, chiar am și un tricou care glorifică acest statut – dar acest exercițiu este bun pentru că vă face să vă gândiți la alții care nu sunt experți în domeniu).

 

Important – creierul reține povești, nu date. Așadar, gândiți-vă la asta data viitoare când umpleți slide-uri după slide-uri cu capturi de ecran din Excel.

 

De îndată ce conținutul este inclus în prezentare, cereți ajutorul unui cusurgiu – fie un coleg, fie managerului vostru – să vă ajute să găsiți erori strecurate (de punctuație, de ortografie și altele) sau informații pe care ați uitat să le menționați.

 

Prezentarea este gata și mai aveți câteva zile până la ședință. Pentru mine, acesta este pasul de verificare a expunerii. Este, de fapt, momentul în care începeți să repetați explicațiile pe care le veți da audienței. Luați-vă timpul necesar să vă familiarizați cu conținutul, dar gândiți-vă și ce cuvinte veți folosi.

De obicei, conținutul din slide-uri are rol de suport. Voi sunteți cei care puteți face un conținut să pară convingător, încântând audiența cu explicațiile pe care le aveți cu privire la cifrele sau diagramele incluse în prezentare.

 

La acest moment, acordați atenție tonului vocii, grimaselor (priviți-vă în oglindă să vă asigurați dacă grimasele sunt conforme cu mesajul) și vitezei cu care vorbiți. Dacă trebuie să fiți gazda unei ședințe importante, vă puteți ruga un coleg să vă acorde câteva minute pentru a testa explicațiile (nu trebuie să susțineți întreaga prezentare, zece minute sunt mai mult decât suficiente pentru a vă face o idee) și a primi recomandări cu privire la ce ar trebui să îmbunătățiți.

Din experiența mea, tindem să ne grăbim. Când suntem stresați sau nu suntem obișnuiți să vorbim în fața unei audiențe, avem tendința să grăbim lucrurile pentru a scăpa mai repede de situația neplăcută. Să simțiți acest lucru este complet normal. Este reacția normală a corpului care vă transmite că este cazul să fugiți de pericol. Dar să fiți gazda unei ședințe nu este la fel cu a fi fugărit de un tigru, deși stresul resimțit poate fi la același nivel. Pentru a vă coborî nivelul de anxietate, trebuie să aveți în vedere două lucruri – să respirați și să nu vă grăbiți.

Amintiți-vă ce am scris mai sus, creierul reține doar povești. Este foarte important să aveți acest lucru în vedere la acest moment. Tonul vocii voastre și modul în care explicați lucrurile trebuie să decurgă ca și cum ați spune o poveste – cu voce calmă și permițând oamenilor să adreseze întrebări în cazul în care nu înțeleg ceva.

 

Înainte de ședință, amintiți-vă din nou că nu sunteți în pericol, doar explicați informații cu privire la o prezentare. Ați muncit din greu, iar acum este momentul să le arătați oamenilor ce bine pregătiți sunteți. Meritați din plin acest lucru, și anume ca eforturile voastre să fie recunoscute, așa că nu vă lăsați pradă anxietății.

Și încă ceva, cu cât vă pregătiți mai mult, cu atât vă veți prezenta mai bine. De asemenea, cu cât veți găzdui mai multe ședințe, cu atât vor scădea emoțiile.

 

La ședință. Ei bine, ați ajuns la momentul ședinței. S-ar putea să vă transpire mâinile, să vă tremure vocea, să citiți greșit de pe slide sau să faceți pauze când nu mai știți ce să spuneți în continuare. Liniștiți-vă, totul este perfect normal! Trebuie să vă concentrați să continuați prin aceste momente și să le depășiți. Și încă ceva, cu privire la timp, aveți grijă să alocați timp suficient pentru a răspunde întrebărilor adresate sau pentru a lăsa audiența să interacționeze cu voi. Mersul lucrurilor într-o ședință nu trebuie să se desfășoare doar de la gazdă la audiență. Altfel, nu e deloc o ședință interesantă sau productivă, este doar o ședință care ar fi putut fi o înregistrare video.

 

După ședință. Multe din ședințele la care participăm se înregistrează pentru ca informațiile prezentate să poată fi accesibile, mai târziu, și celor care nu au putut fi prezenți la ședință. Dacă ședința pe care ai moderat-o va fi înregistrată, privește înregistrarea cel mai devreme la două zile după ședință. Așa, vei fi uitat un pic și din emoțiile pe care le-ai trăit în momentul ședinței, vei uita explicațiile pe care le-ai dat cu privire la informațiile prezentate și te vei putea analiza mai ușor. Fii atent la ce ai putea îmbunătăți cu privire la tonul vocii (dacă ai vorbit prea încet sau prea tare), grimasele pe care le-ai făcut, dacă explicațiile tale au fost coerente și cât de mult au avut legătură cu informațiile de pe slide-uri. Dacă remarci tremurul vocii sau pauze prea lungi în explicații, nu te chinui prea tare. Cu timpul, acestea vor deveni din ce în ce mai rare.

 

Dacă ședința nu se poate înregistra, roagă un coleg în ziua ședinței să fie atent și să-și noteze ce ai putea îmbunătăți la modul în care te-ai prezentat la ședință. A doua zi după ședință (da, dă-ți puțin timp să-ți revii, dar și colegului să se mai gândească la sfaturile lui), vorbește cu colegul tău despre ce să ai în vedere la o viitoare ședință.

Tânără

Nepot știe, de exemplu, că pot fi descrisă așa – tânără și înaltă.

Prietenii și familia știu, la rândul lor, că-mi place culoarea mov și că iubesc câinii. Dar cel mai mult, îmi plac surprizele. Cu cât mai zurlii, cu atât mai bine.

De curând, am aflat c-aș împlini 40 de ani. Zice lumea. Mă rog, aialaltă care nu mă întreabă dacă am împlinit vârsta legală să pot bea alcool. Mă umflu în pene (că deh, cocorul are și el dreptul ăsta) și zâmbesc mai departe.

Puppy yoga

La începutul anului, când am văzut afișul acesta, nu mă gândisem că o să pot merge și eu la o astfel de ședință în București.

Dar puppy yoga (sau yoga cu cățeluși) există și în București și mi s-a oferit șansa să merg. Am plecat de la premisa că nu o să fac eu prea mult yoga și că o să fiu mai mult atentă să mângâi cățelușii. Dar totuși, am făcut și yoga.

La început, cățelușii se perindau de la un covoraș la altul, oprindu-se pe la cei care păreau să ofere cele mai tandre mângâieri. A fost un cursant care a câștigat puncte în plus deoarece s-a lăsat pe spate, când ceilalți n-o făceau, și astfel de o parte și de alta doi căței îi ronțaiau cu nesaț urechile.

De cele mai multe ori, cum se apropia un cățeluș de covorul meu, cum mă opream din mișcări și-l mângâiam, dar apoi i-am lăsat să se plimbe în voie, considerând că trebuie să fie destul de obositor să te tot oprești pentru că unii vor să te mângâie.

Și obositor trebuie să fi fost, căci un puiuț s-a încovrigat pe covorul meu și nu s-a mai ridicat de acolo decât când ne-am ridicat cu toții să plecăm din sală. Am avut grijă să fac mișcările fără să o deranjez (era o fetiță pe nume Luna), deși sforăia bine și păreau să n-o deranjeze nici pupăturile mele, aplicate din când în când pe căpșor. La final, când și-a deschis ochișorii (unul albastru și unul verde) somnoroși, mi-am luat la revedere cu un zâmbet larg și recunoscătoare pentru binefacerea adusă de drăgălășenie.

Arta conversației

Nu am fost niciodată genul de om care intră ușor în vorbă cu cineva sau care inițiază o conversație. Mi-amintesc, când eram mică, cum îl priveam fascinată pe tata intrând în vorbă cu oricine, inițiând conversații cu străini cu care era nevoit să împartă o sală de așteptare, vreun vagon sau, pur și simplu, statul la coadă.

De cele mai multe ori se schimbau banalități, dar alteori se făcea schimb de glume, informații utile sau chiar neașteptat de frumoase. Și când se întâmpla asta, înțelegeam că nu e chiar lucrul cel mai rău să spargi tăcerea, să îndrăznești nu numai să recunoști prezența altcuiva, dar și s-o celebrezi. Apoi, să-ți iei la revedere ca buni prieteni, fiind conștient că s-ar putea să nu te mai revezi niciodată.

Mic dejun la pensiunea Rapsodia, Suceava. Ne-am așezat la o masă mare, la care era așezată și o doamnă mai în vârstă. Ascultând-o vorbind cu personalul, am înțeles că este străină, așa că am salutat-o în limba engleză și am așteptat cuminți să vină mâncarea. Am schimbat câteva zâmbete cu doamna, dar tăcerea rămânea onorată. Și-apoi cu un simplu ‘îmi pare rău că nu vorbesc limba română și e mereu trist să nu poți vorbi cu oamenii când le stai alături’, într-o engleză foarte bună, doamna a inițiat cea mai frumoasă discuție la mic dejun avută vreodată, și mi-a dat o lecție și despre arta conversației.

Pe vremuri, nu existau alte forme de combatere a plictiselii, așa că schimbai o vorbă dacă nu aveai o carte de citit sau un rebus de completat. Azi, ne îndreptăm privirile în jos chiar și când nu ne uităm în ecrane, încercând să evităm contactul vizual cu ceilalți.

Sosită în România cu un grup de motocicliști, doamna ne-a povestit despre peisajele și oamenii întâlniți. Deși depășea cu siguranță vârsta de 65 de ani, avea o luciditate și un zvâc rar întâlnite chiar și la tineri. Vorbea frumos și zâmbea adesea, iar în ochi i se putea citi setea de a vedea și a înțelege cât mai multe lucruri. Părul ei alb îi trecea mult peste umeri și purta un singur cercel lung, în urechea stângă. Plecase deja de trei luni de acasă și trecuse suficiente granițe, însă cea de la noi a fost cea mai grea – iar asta i-a amintit de un trecut în care trebuia să aștepți cu orele ca hârtiile să-ți fie atent verificate, în timp ce niciun zâmbet nu trebuia schițat pentru a nu-i trezi suspiciunea vameșului. Era impresionată de câte biserici văzuse și cât de multe se găseau construite numai în orașul Suceava. Dar cel mai mult, o impresionase amabilitatea și generozitatea oamenilor întâlniți de când trecuse granița României. În special a celor mai săraci și care nu cunoșteau vreun cuvânt în altă limbă. Zâmbea, povestind mișcată despre cum îi prinsese ploaia pe un drum de țară și s-au adăpostit cu motocicletele sub un copac. Curând, au auzit o voce. Nu înțelegeau ce li se zice, dar din limbajul trupului bătrânei ieșite în poartă, înțelegeau că erau chemați să intre în curte, să se adăpostească de ploaie. Au făcut și ei semn că este în regulă, că vor aștepta acolo oprirea ploii și că nu vor să deranjeze. Dar bătrâna insista, dând de înțeles că era pericol de fulger să rămână acolo. Așa că au urmat-o într-o curte sărăcăcioasă, unde au fost primiți călduros și de unde au plecat doar la încetarea ploii. La plecare, și-au spus mulțumirile pe cât au reușit ei prin semne, triști că nu puteau exprima mai multe prin cuvinte.  

Și uite așa, prin ascultarea poveștii doamnei, am primit și noi cadoul de umanitate, când n-ai nevoie de prea mult ca să faci un bine. Dar din dar se face Rai, ne tot zicea tata când eram mici. Și da, tata are dreptate.

Raiul e pe pământ

Ni s-a dat să găsim bucurii în multe lucruri, trebuie doar să ne deschidem ochii. Am ajuns, din fericire, la melodia aceasta absolut întâmplător și mi-a umplut inima de bucurie. De amintiri, de râsete, de copilărie, de miros de vară și vacanță, de Radio România care dădea tonul atâtor bucurii (și muzicale).

Da, raiul e pe pământ. Hai să alergăm nițel prin el!

Mai nou, sunt italiancă

- Cum vă numiți?

- Emilia Muller.

- N-am înțeles. Puteți să repetați?

- Emilia Muller.

- Aha. Îmi mai puteți spune o dată numele?

- Sigur. Prenumele este Emilia și numele de familie este Muller.

- Emilia, deci. Și cum mai departe?

- Muller.

- Muller? Sunteți italiancă?

- Nu, sunt româncă.

- Ah. Ciudat!

Din excursii

Bijuterie găsită pe o stradă din Roma.

Traducere din limba italiană:

Când închid ochii, văd tot ce am văzut. Există două feluri de a privi: cea a trupului și cea a sufletului. Cea a trupului poate uita uneori, cea a sufletului își amintește mereu (A. Dumas).

Aviosli

Ascultam la radio o emisiune cu doi invitați.

Primul invitat și-a prezentat melodia nou lansată și a încheiat cu why not?! (de ce nu?!). Ceea ce mi s-a părut extraordinar ca argument. Apoi, a continuat celălalt invitat, tot om din lumea muzicii: da, ne-am gândit să facem acest proiect pentru că aviosli...

Și aici mi s-a oprit discul. Era dimineață, e drept, și m-am gândit că de aia nu înțeleg sau poate că omul folosise nu știu ce termen muzical de care nu aveam știință. Apoi, am realizat că invitatul vrând și el să fie cool precum precedentul a zis ceva în engleză.

Mulți dintre noi nu mai suntem în stare să vorbim fără să adăugăm un cuvânt în engleză (chiar dacă unele cuvinte în română reflectă mai bine ce dorim să zicem sau sunt mai scurte decât cele englezești). Slavă celor care încă mai depun eforturi să vorbească româna!

Și cinste celor de la Taxi, ce mare dreptate aveau și nu înțelegeam atunci pe deplin.