Să combatem făcutul pe genunchi

Nu știu alții cum sunt ....

Ba știu. Multă lume mi s-a plâns, dar și eu am descoperit chiar de la primul job că multe lucruri se fac pe genunchi.

Dacă ar fi să se tragă o concluzie despre cum se muncește, în general, indiferent de industrie sau țară, ei bine, atunci s-ar stabili că una din procedurile în vigoare respectate este făcutul pe genunchi.

Nici n-am realizat cât de ușor am aderat cu toții la procedura aceasta. Și nu este un reproș neapărat adresat cuiva anume, nici industriilor, nici țărilor. Trăim în continuă schimbare, iar acest fapt se reflectă mai ales în modul în care livrăm sarcinile, și anume pe repede-înainte.

Am fost odată la un interviu de angajare care m-a convins să îndosariez postul/ compania la așa nu. Când posibila șefă mi-a spus că ce o bucură foarte mult este faptul că ea și echipa nu muncesc sâmbăta, alarma s-a activat. Asurzindu-mă chiar în momentul în care mi-a vorbit despre echipa din care face parte și care are nevoie să înțeleagă să nu mai ia lucrurile personal și că uneori proiectele sunt abandonate și că trebuie să facă față mai bine schimbărilor pe ultima sută de metri. Nici nu vreau să mă gândesc câte tablouri vii ale lui Munch se găsesc în acea echipă! Una este să fii adaptabil, și cu totul alta să ai drept singură certitudine că totul se schimbă, fără vreo planificare în prealabil.

Așa am ajuns să înțeleg că, adesea, dincolo de discuțiile despre valori, unele echipe lucrează de fapt după o singură strategie – făcutul pe genunchi.

Oameni suntem și se poate înțelege că nu totul poate fi prevăzut sau anticipat. Și, uneori, chiar e bine că este așa. Dar să susții proiecte fără un pic de planificare și viziune mi se pare de-a dreptul periculos.

De ce e periculos făcutul pe genunchi?

Motivația angajatului este principalul aspect care are de suferit atunci când lucrurile se fac fără să se discute prea mult când ceva se schimbă și sarcina de lucru trebuie livrată imediat. Chiar și pentru angajații care nu au abilități organizatorice foarte bine dezvoltate, un asemenea stil haotic poate dăuna.

Desigur, stresul suferit de către angajat crește la cote mari în momentul în care apar schimbări neplanificate, într-un timp de execuție foarte scurt. Odată cu stresul, bineînțeles că și sănătatea are de suferit. Câți dintre noi nu știm deja cazuri de colegi sau șefi care s-au îmbolnăvit din cauza stresului?!

Lipsa de strategie dăunează și productivității pe termen lung a unei echipe. Se vorbește din ce în ce mai mult despre strategie, dar am senzația că prea puțini înțeleg definiția unei strategii. Dacă o strategie are în vedere doar obiectivul și prea puțin resursele de folosit și nu anticipează eventualele probleme care pot apărea pe parcurs, nu vorbim de strategie. De asemenea, dacă actanții nu sunt informați cu privire la strategie și nu își pot aduce contribuția la diversele etape ale strategiei (fie prin indicații legate de proiectele la care ar participa, fie prin informații pe care le-ar avea cu privire la alți participanți și/ sau proiecte/ probleme/ avantaje etc.) și împărtăși din sfaturi/ cunoștințele lor, nici aceea nu este o strategie. Mai există și cazuri, desigur, în care actanților li se dă dreptul la cuvânt, dar lucrurile pe care ei le împărtășesc sunt ignorate. Nici aceea nu este o strategie.

 

Ce am descoperit eu că funcționează

Vă povesteam acum ceva vreme că am întâlnit la un moment dat la un job un sabotor. Nu conta cât de bine ne organizam noi în echipă, acea persoană ne trăgea mereu în jos și nu era chip s-o oprim cumva. Așa că am venit cu singura soluție pe care o aveam la dispoziție, și anume să-i dăm un alt termen limită decât cel după care ne ghidam noi (adică, mai devreme). Și a funcționat. Având niște timp alocat special în cazul în care ne întârzia, reușeam să ducem la bun sfârșit sarcina de lucru.

 

Proactivitatea se poate învăța?

DA.

Ca orice lucru bun, îi realizezi importanța în momentul în care nu-l ai. După mai multe experiențe, și gândindu-mă la ce mi-a lipsit pentru a livra un proiect sau o sarcină de lucru (metoda agile, ca să fiu exactă), am realizat că proactivitatea mă poate salva de multe bătăi de cap.

Cum se începe?

Ușor. Și schițând un plan, musai. Apoi, pas cu pas, dar și în funcție de necesități, vei învăța dacă ai nevoie de un plan mai elaborat (a se citi, mai detaliat) sau o simplă enumerare de sarcini de îndeplinit și oamenii responsabili pentru executarea lor.

Dar proactivitatea nu se oprește aici. Planul trebuie urmărit și verificat dacă se desfășoară precum a fost stabilit, și intervenit în cazul în care apar schimbări sau întârzieri.

 

Este minunat când dai peste oameni care se adaptează ușor și nu neg că nu este importantă această abilitate, mai ales în vremurile în care ne găsim.

Dar pentru minți mai liniștite, o productivitate în creștere, un nivel de stres mai scăzut și, de ce nu?!, o viziune pe termen lung, recomand proactivitatea și mai puțin făcutul pe genunchi.