Nu știu cum funcționați voi, dar eu am
început să adun de ceva vreme motive pentru neînțelegerile pe care le întâmpin.
Realizez că indiferent de cât de multe măsuri aș lua și oricât de mult încerc
să fiu clară, tot există scăpări.
Motive:
1. Oamenii nu ascultă.
Da, da, citiți bine. Chiar și cei care nu
au un ochi spre telefon sau spre ce se întâmplă în spatele laptopului. Ei bine,
e mai ușor să alegi să fantasmezi pe baza a două-trei cuvinte din ce ai auzit.
2. Oamenii nu mai au răbdare.
Știri, priorități de sarcini, telefoane
care sună, notificări de întâlniri care apar pe ecran exact când erai mai
concentrat și acum ți-ai pierdut ideea, întâlniri care depășesc intervalul
alocat, responsabilități de familie care se cer rezolvate (mai ales acum că
lucrăm de acasă), emailuri. Toate ne agită și ne obosesc. Scurt și la obiect,
așa trebuie să fie mesajul. Altfel, ai pierdut cititorul sau ascultătorul.
3. Oamenilor nu le pasă.
E un pic legat de punctul de mai sus. Trebuie
să fie cu adevărat urgent sau important ca oamenii să se poată concentra la ce
ai tu de comunicat. Și nu e neapărat rea-voință, dar la viteza în care trăim
este musai să prioritizăm.
4. Oamenii nu citesc.
Un punct legat de primul. Chiar și când
depui eforturi să comunici într-un fel simplu și sumar, mesajul tău nu ajunge.
Oamenii citesc în diagonală ce le scrii. Și decid să înțeleagă ce idee li s-a
năzărit prima în cap când au citit primele tale cuvinte.
Soluții
1. În scris - subiectul.
Dacă scrii un email, asigură-te că pui în
subiect ideea mesajului. În unele cazuri, s-ar putea să fie singurele cuvinte
pe care destinatarul le va citi și procesa.
2. În scris și vorbit – fii simplu.
De departe, cel mai important aspect
într-o comunicare din zilele noastre. Bine, poți folosi cuvântul 'exhaustiv'.
Poate chiar vei primi reacții încântate. Dar dacă scopul tău nu e acela de a fi
clasificat drept erudit, ci de a rezolva o sarcină, cel mai bine e să rămâi
simplu în comunicare. Nu uita: oamenii au foarte puțină răbdare, iar
interesul lor scade cu cât realizează că te îndepărtezi de subiectele de care
ei sunt interesați.
3. Pune întrebări.
Experiența mi-a arătat că nu există
întrebări proaste. Da, treci peste ideea că cineva te-ar crede idiot. Dacă te
ajută cu ceva, te-ar crede și mai idiot dacă te-ai preface că ai înțeles și
chiar apoi ai demonstra asta (că n-ai înțeles, adicătelea). Întreabă! Serios, nu e nimic rușinos în asta.
Este preferabil să te asiguri că ai înțeles bine
de prima dată decât să faci o gafă.
Citându-l pe Alan Alda: ‘dacă aș fi înțeles ce mi-ai zis, crezi că aș fi avut expresia asta pe față?!’
4. Revenire.
Să zicem că ai trecut cu brio peste toate
etapele. Te-ai exprimat simplu, n-ai bătut câmpii și ai pus și întrebări. Totul pare
să fie înțeles. De ambele părți.
Când vine momentul îndeplinirii sarcinii,
revino asupra detaliilor. Da, da, eu și tu și încă vreo două persoane (aparent
nu suntem foarte multe persoane care odată ce au promis un lucru, îl și rețin)
știm ce am stabilit. Dar restul... Ei bine, restul procesează diferit. Din nou,
nu e vorba de rea-voință, dar ca să te asiguri că proiectul tău are succes,
revino asupra aspectelor în ajunul îndeplinirii sarcinii. Are să te scape de
multe bătăi de cap. Parol!
Și chiar dacă unii te vor considera
cicălitor, e mai bine așa decât să te trezești cu situația în aer.
Comunicare încununată de succes!