Greșeli în comunicare

Cu toții le facem. Nu există om, fie el chiar și activând în comunicare, care să nu facă greșeli. Dar toată lumea greșește și toată lumea trebuie să învețe din greșeli. Să țineți minte: planul e necesar. Dacă nu aveți un plan, uitați-vă peste acest articol pentru a-i înțelege importanța. 

Vă prezint mai jos o listă de greșeli des întâlnite cu privire la comunicările interne/ externe și interacțiunea dintre angajați:

 

• Lungimea

Ei bine, există două probleme cu privire la compunerea unui mesaj. Acesta este fie prea lung, fie prea scurt. Astfel, trebuie avute în vedere mijloacele. Dacă postezi pe LinkedIn, ai grijă ca postarea să nu depășească mai mult de două-trei propoziții (scurte, de altfel). Altfel, postarea va fi ignorată. Același lucru se aplică și la emailuri, comunicate de presă, newslettere – și anume, trebuie mereu avut în vedere întinderea, dar și canalul și audiența.

• Audiența

Publicul trebuie mereu luat în considerare. Am remarcat postări similare pe LinkedIn cu cele care se găsesc pe Facebook. Amintiți-vă: pozele cu pisici și câini, prăjituri și flori își au rostul și locul lor pe Instagram și Facebook. O rețea profesională trebuie să rămână întocmai.

• Mai puțin înseamnă mai mult.

Ei bine, da. Bombardând angajații cu emailuri nu vor rămâne interesați și motivați de realizările companiei. Oamenii au sarcinile lor zilnice, alte emailuri (pe care le compun și le trimit), obiective, agende pline de întâlniri și nu mai au răbdare și deschidere să citească orice. Am mai auzit eu pe la unii cum angajații și-au creat deja filtre pentru a trimite direct la gunoi emailuri de la anumite adrese.

• Angajarea oamenilor potriviți companiei

Dacă o companie și-a pus la bună folosință resursele (timpul și oamenii) pentru a găsi candidații potriviți pentru a ocupa un post, lucru cel mai bun ar fi ca aceștia să fie lăsați să-și facă treaba pentru care au fost aduși. Câți dintre voi simt că nu e așa?! Știu că problema este controlul (și anume, a da frâiele altcuiva). Adesea primesc răspunsul acesta, dar îmi pare că este o scuză în spatele căreia se ascunde o simplă neîncredere și frică de a fi dezamăgiți. Desigur, și încrederea asta nu se câștigă peste noapte.

• Feedback

Din ziua în care am auzit menționat acest cuvânt, cultura organizațională a căpătat un alt înțeles pentru mine. Nu mă înțelegeți greșit, apreciez și încurajez să primesc feedback. Dar mă uit în jur și am senzația că există doar două modalități prin care acesta se face.

Prima – prea mult feedback.

Da, ați citit bine. Unora le este tare greu să ia decizii singuri și atunci te trimit în căutare de feedback pe la alții. Astfel că ajungi ca, pentru o chestiune destul de mică, să faci mai mult vânt și mai multă colectare decât treaba în sine. Și deși, la prima vedere, gestul ar putea văzut drept unul care încurajează democrația, nu prea este așa. Pe lângă faptul că este o pierdere de timp, mai este și contraproductiv. De exemplu, dacă populația unei țări ar vota pentru fiecare propunere, rolul instituțiilor de stat ar pieri și la fel și țara. La fel și în echipele conduse de manageri. Dacă toți avem rol de manageri, atunci nu mai are sens să ai manager. E mereu nevoie de indicații și păreri, sunt de acord. Dar cu limită. Și cu asumarea unei funcții.

A doua – ignorarea feedback-ului

Ei bine, din experiență vă zic, n-are sens să insiști să ți se dea feedback dacă alegi să-l ignori. E la fel ca în povestea cu lupul. Oamenii vor fi bucuroși să-ți dea feedback, crezând că opiniile lor contează. Dar atunci când vor realiza că este în van, fii sigur că nu o vor mai face.

• Kind reminder

Multele aplicații pe care le avem ne amintesc constant că suntem prea ocupați. Am ajuns la un asemenea nivel, încât avem acum aplicații care ne amintesc că e cazul să ne ridicăm de pe scaun, să bem apă și să facem câțiva pași.

Același lucru putem spune și despre emailuri de tipul kind reminder, folosite adesea să îi amintească destinatarului că expeditorul încă are nevoie de răspuns. Nu îi blamez pe cei care nu răspund la primul ‘kind reminder’, dar nu manifest aceeași înțelegere și pentru cei care nu răspund nici la al patrulea.

• WACAMA

Un fost șef al soțului meu l-a învățat despre WACAMA. Și mi s-a părut de-a dreptul cel mai bun sfat.

WACAMA (walk, call and email) înseamnă mergi, sună, trimite email. Astfel, când vorbim despre ceva urgent, mai întâi trebuie să mergem direct la persoana de la care avem nevoie de informații, iar abia apoi să suni sau să trimiți email. Nu poți ajunge mereu la biroul celui cu care ai nevoie să vorbești, dar trimiterea unui email a devenit pentru noi ceva uzual, și mulți se așteaptă ca acesta să fie tratat drept urgent.

Amintiți-vă – când este ceva urgent, nu trimiteți un email. Mai aveți încă alte două variante până la această etapă.