Comunicarea prin email - eficiența

Iată, o rugăminte de la noi toți, cei care ne confruntăm zilnic cu ședințe, sarcini de lucru, termene limită, dare de explicații, și care ne dăm toată silința să ducem la bun sfârșit și la termen proiectele pe care le administrăm:

Fiți eficienți!

 

Să explic? Bineînțeles.

 

Când scrieți un email cerând ajutor și includeți alte persoane interesate de proiect, vă rugăm să vorbiți înainte despre ce vă doriți pentru proiect. Este ușor. Stabiliți o întâlnire scurtă și clarificați ce e de clarificat.

Vă rugăm să nu ne trimiteți emailuri după emailuri prin care vă consultați și încercați să stabiliți ce doriți de la proiect. Nu este eficient și pierdem o groază de timp (pentru toată lumea), ca să nu mai spun că este și demotivant. Pe deasupra, ne arătați că nu aveți nicio considerație pentru noi, bombardându-ne cu emailuri.

Este exact ca un meci de tenis pe care-l privești, de pe margine. Doar că nu ești în timpul liber și nici schimburile de mingi (a se citi emailuri) nu-ți aduc vreo satisfacție (a se citi înțelegere). De ce să umpli căsuța poștală electronică a unei terțe părți cu mesaje înainte de a vă elucida ce vreți de la ea?!

 

Știu că este mai ușor să scrii emailuri și să te aștepți ca cei care le citesc vor avea perspectiva mai amplă asupra proiectului, dar rețineți, vă rog – emailurile nu se citesc de drag, nu constituie literatură. De asemenea, aveți, vă rog, în vedere faptul că nu sunteți singurii care ne trimiteți emailuri.

 

Așadar, gândiți-vă un pic la timpul pe care o persoană îl pierde citind emailuri și încercați să fiți cât mai eficienți cu putință. Nu sunt fan al ședințelor care nu se mai termină, dar uneori o ședință de 10 minute poate face diferența. Programați-vă o ședință cu părțile interesate de proiect, și astfel vă veți asigura că veți comunica doar informațiile relevante persoanei care trebuie să vă ajute cu livrarea proiectului.

 

 

Fiți buni, fiți eficienți; chiar nu este deloc atât de complicat precum pare!

Adăugire (Octombrie 2023)

Scriam mai sus să nu trimiteți emailuri după emailuri prin care vă consultați cu echipa. Dar mai am o rugăminte. Și e proaspătă - Nu trimiteți nici WhatsApp-emailuri. Ce e un WhatsApp-email?

Un răspuns care include mai multe propoziții, dar care este trimis defalcat în mai multe emailuri.

De exemplu:

Primul email - Mulțumesc. E foarte bine, dar necesită niște adăugiri.

Al doilea email (trimis după un minut sau două) - Trebuie să îndepărtezi fragmentul acesta.

Al treilea email (trimis după zece minute) - Și adaugă linkul acesta.

Al patrulea email (trimis după alte cinci minute) - Și atașează documentul de care vorbeam ieri. Parcă ți l-a trimis Maria săptămâna trecută.

Să fii clar și concis implică disciplină, dar nu e deloc ceva greu de făcut. Și nu trebuie să "ai cuvintele la tine", cum se zice, pentru a încerca să comunici eficient. Trebuie să începi prin a te pune în locul celuilalt și, mai ales, să înțelegi că celălalt nu e în capul tău, și deci n-are acces la toate informațiile pe care le deții și nici nu "vede" exact ce vrei.